İletişim Masaları; hizmeti tek noktada toplayan, vatandaşı karşılayan, belediyedeki işlemleri için hazırlayan, gerçekleştiren ve yönlendiren servistir. Konum itibarıyla vatandaş ile belediye arasına yerleşen, teknolojiyi çok iyi kullanan İletişim Masaları personeli aynı zamanda belediyenin vatandaşa bakan yüzünü de değiştirmekte, yeni bir vizyon kazandırmaktadır.

Dünyada birçok gelişmiş ülkede bu tür uygulamalar sıklıkla görülmektedir. Bu uygulamalar; kurumların vizyonunu düzeltmekte, vatandaşa karşı daha duyarlı olmasını sağlamakta, hizmetleri tek bir noktada toplamakta ve de en önemlisi işlemleri ‘ölçülebilir’ hale getirmektedir.

‘Bilginin bir yerden girilip yetki dahilinde her yerden kullanılması’ özelliği nedeniyle, İletişim Masaları tarafından güncellenen Kentli ve Taşınmaz kayıtları diğer birimler tarafından kullanılarak vatandaşın işlemi doğru ve hızlı bir şekilde sonuçlandırılmaktadır. Böylece, bilginin güncel ve tutarlı kalması sağlanmaktadır.

İletişim Masaları belediyecilik anlayışını nasıl değiştiriyor?

İş anlayışı

Yepyeni bir belediyecilik anlayışı ile vatandaşı güleryüzle karşılamak, işlemlerini zamanla yarışarak yapmak ve yakınlık ve akrabalık ilişkilerinin geçersiz olduğu bir çalışma anlayışı ile kim olursa olsun vatandaşı kayırmadan eşit şekilde profesyonel hizmet vermektir.

Ortam

Projeyi oluşturan ortam özel sektör standartlarında hazırlanarak, vatandaşın rahat ve nezih bir ortamda karşılanması böylece ilişkilerin psikolojik olarak pozitif yönde geliştirilmesi gözetilmiştir. Ortam kamera ile de gözetlenmektedir.

Çalışanlar

Bu servis bir şef ve yeterli sayıda personelden oluşmaktadır. Personel konusunda uzman, tek tip kıyafet giyen, iletişim ve müşteri ilişkileri konularında eğitim almış kişilerden oluşturulmuştur. Ekibin yaptığı işin hacmi kullandıkları programın performans ekranlarına yansımakta ve böylece performans takipleri gerçekleştirilmektedir. Ekip, güleryüzlü ve hızlı hizmet vererek Türkiye’de çağdaş belediyeciliğin öncülüğünü üstlenmişlerdir.

Yöneticiler

Yöneticiler, yetkileri dahilinde sistemdeki tüm bilgilere ulaşabilmektedirler. İletişim Masaları’ne kaç vatandaşın işlem yaptırmaya geldiğini, ne kadar borç çıkarıldığını, ne kadarının ödendiğini ve hangi kişinin kaç işlem yaptığını görebilmektedirler. Yöneticiler istediklerinde Balıkesir İletişim Masaları’ndeki kameraya bağlanarak ortamı izleyebilmektedirler.

İş akışı

Vatandaşın belediyeye geldiğinde karşılandığı yer olan iletişim masaları, vatandaşın belediye içerisinde bir çok bölümü dolaşmasını engelleyen ve işini kolaylaştıran bir yapı içerisinde pek çok işlemini gerçekleştirir, daha sonra yapacağı işlem hakkında bilgi vererek gerekli servise ya da vezneye yönlendirme yapar.

Yapılan İşlemler

İletişim Masaları belediyeye gelen vatandaşı karşılar, danışma da dahil olmak üzere birçok işlemini gerçekleştirir ve gerektiğinde ilgili birimlere yönlendirir. Kısaca, hizmeti tek noktada toplar.

Ruhsat, izin, dilekçe gibi işlemler için gelen vatandaş, İletişim Masaları ekibi tarafından karşılanmakta, bilgileri kontrol edilmekte, güncellenmekte, detaylı mülkiyet, kullanıcı kontrolleri yapılmakta ve vatandaşın belediyeye olan borçlarını gösteren hesap ekstresi çıkarılmaktadır. Vatandaş süresi dolmuş borcunu belediyeye ödemeden başka serviste de hiçbir işlemini gerçekleştiremez.

Anketler

İletişim Masaları’nin hizmet kalitesini ve vatandaştan gelen geribildirimleri değerlendirmek, personel hakkında oluşabilecek şikayetleri ölçümlemek amacıyla vatandaşlara yönelik anket uygulaması vardır. Hizmet kalitesinin sürekli arttırılması ve vatandaşın daha fazla memnuniyeti için bu anketler titizlikle değerlendirilmekte ve ay sonlarında ölçümlenip grafiklendirilerek belediyede ilgili yöneticilere sunulmaktadır.