Yazı İşleri ve Kararlar Dairesi Başkanlığı

Arşiv Şube Müdürlüğü

ulasim
  • Adı : Zeki Konuk
  • Görevi : Arşiv Şube Müdürü
  • Telefon : (+90) 266 239 15 10 - 1490

  • Özgeçmiş

    1964 yılında Balıkesir / Kepsut Bükdere’de doğdu. Öğrenim Balıkesir Zağanos Paşa İlkokulu, Balıkesir Ortaokulu, Balıkesir Cumhuriyet Lisesi, Anadolu Üniversitesi İktisat Fakültesi Kamu Yönetimi bölümünden mezun oldu.

    Memuriyete 1990 yılında Bigadiç Adliyesinde, 1992 yılında Edremit Adliyesinde, 1995 - 2007 yılları arasında Balıkesir Adliyesinde, 2007 Yılından sonra Balıkesir Belediyesine naklen atandıktan sonra 2014 yılına kadar nikah memuru 2014 yerel seçimlerinden sonra Balıkesir Büyükşehir Belediyesinde Yazı İşleri Kararlar Dairesi Başkanlığına, oradan geçici görevlendirme ile Karesi Belediyesi nikah memurluğu, 2014 Haziran ayında Kepsut Belediyesine Belediye Başkan Yardımcısı, 2015 yılında sırasıyla Kepsut’da İşletme ve İştirakler Müdürlüğü ve Balıkesir Büyükşehir Belediyesi Meclis Şube Müdürlüğü şu anda Arşiv Şube Müdürü olarak görevini sürdürmektedir.

    Evli ve iki çocuk babasıdır.



  • Görevleri

Arşiv Şube Müdürlüğünün Faaliyet ve Görevleri;

(1)    Başkanlığın kurum arşivini kurmak ve çalıştırmak, bu kapsamda arşivlik malzemeyi tasnif ederek arşivlemek ve 10-14 yıl muhafaza etmek, her yıl Mart ayında ayırma, ayıklama ve icap edenleri imha işlemlerine tabi tutmak veya Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne göndermek,

(2)    Yazı İşleri Daire Başkanlığının, birim arşivini kurmak ve çalıştırmak, bu kapsamda arşivlik malzemeyi tasnif ederek arşivlemek ve 1-5 yıl muhafaza etmek, her yıl Ocak ayında ayırma, ayıklama ve icap edenleri imha işlemlerine tabi tutmak veya kurum arşivine aktarmak,

(3)    Başkanlık birimlerinin, birim arşivlerini kurmalarını ve çalıştırmalarını, bu kapsamda arşivlik malzemeyi tasnif ederek arşivlemelerini ve 1-5 yıl muhafaza etmeleri, her yıl Ocak ayında ayırma, ayıklama ve icap edenleri imha işlemlerine tabi tutmalarını veya kurum arşivine aktarmalarını takip, kontrol ve koordine etmek,

(4)    Başkanlık seviyesinde yapılacak ayırma, ayıklama ve imha işlemleri için Birim ve Kurum Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonlarını teşkil etmek, bunların çalışması için gereken ortamı hazırlamak, sekretarya hizmetlerini yerine getirmek, alınan kararları yayımlamak, uygulanmaları takip etmek, Kurum Arşivi Ayıklama ve İmha Komisyonunun müteakip toplantılarında uygulamalar ve sonuçları hakkında komisyonu bilgilendirmek,

(5)    Tereddüt edilen imha işlemlerinde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün görüşünü almak, imha işlemlerini, iki nüsha tutanak düzenleyerek gerçekleştirmek, imha listelerini denetime hazır vaziyette 10 yıl süreyle belediye arşivinde saklamak,

(6)    Elde bulundurulan ve Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğüne teslim edilmeyen arşiv malzemesi ile arşivlik malzemeyi her türlü zararlı tesir ve unsurlardan muhafaza etmek, mevcut aslî dosyalama düzeni içerisinde tasnif edip saklamak ve bu kapsamda kurum arşivinde,

a)    Yangın, hırsızlık, rutubet, su baskını, toza ve her türlü hayvan ve haşaratın tahriplerine karşı gerekli tedbirleri almak,

b)    Işık ve havalandırma tertibatını elverişli bir şekilde düzenlemek,

c)    Uygun yerlerde yangın söndürme cihazı, rutubet emici cihaz veya kimyevî madde, higrometre (Nemölçer) ve derece bulundurmak,

ç)    Rutubeti %50-60 arasında, ısıyı 12-15 derece arasında tutmak,

(7)    Elektronik ortamlarda teşekkül eden bilgi ve belgelerden arşiv malzemesi özelliği taşıyanların kaybını önlemek ve devamlılığını sağlamak amacıyla bir kopyasını manyetik disk veya benzeri elektronik kayıt ortamlarına aktarmak, bu tür malzemenin muhafaza, tasnif, devir vb. arşiv işlemlerinde de diğer tür malzemeler için uygulanan hükümleri uygulamak,

(8)    Arşiv malzemelerini ve elektronik ortamda olanlar dâhil arşivlik malzemeyi mevcut aslî dosyalama düzeni içerisinde tasnif ve muhafaza etmek, ayırma, ayıklama ve icap edenleri imha işlemlerine tabi tutmak veya bir üst arşivine aktarmak, Arşiv Ayıklama ve İmha Komisyonlarını teşkil etmek gibi iş ve işlemlerin standardizasyonu için Balıkesir Büyükşehir Belediyesi Arşiv Yönergesini Hazırlamak ve Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğünün görüşünü alarak yayımlamak,

(9)    Aynı konudaki belgelerin aynı numaralarla kodlanmasını sağlamak, aranılan bilgi ve belgeye aynı numarayı taşıyan belgeler arasından kolay, doğru ve hızlı bir şekilde ulaşılabilmek,  başka kurumlarla düzenli, süratli, etkili ve verimli bir evrak, dosya ve haberleşme sisteminin kurulmasında bütünlük ve kolaylık sağlamak, evrak ve yazışmaların otomasyonu ve bilgi ağlarının oluşturulması çalışmalarına alt yapı oluşturmak, kurum içi evrak akışı ve bilgi alışverişinin daha düzenli ve hızlı bir şekilde yapılmasınıkolaylaştırmak ve verimliliği artırmak, belgelerin arşivlerde tasnifi, ayıklanması, yerleşimi ve kullanıma sunulmasında kolaylıklar sağlamak, evrak ve iş takibi kolaylaştırmak için Standart Dosya Planını (SDP) ve bu planı kapsayacak olan Dosya Yönergesinihazırlamak ve SDP için İçişleri Bakanlığı onayını istihsal etmek, Yönergenin uygulanmasını takip ve kontrol etmek,

(10)    Kontrollü evraklar için Kozmik Büro oluşturmak, Büroda yetkilendirilmiş ve güvenlik belgesine sahip personel görevlendirmek, kontrollü evrakın her an kimin elinde olduğunu bilmek amacıyla kontrol kartları kullanmak,